Come faccio a scrivere una lettera di soddisfazione del cliente?
Una lettera di soddisfazione del cliente dovrebbe includere informazioni dettagliate sulla situazione e la risoluzione desiderata, che si tratti di un encomio per un dipendente che è andato di là, o la sostituzione di un prodotto difettoso. Lettere di feedback di questa natura deve essere conciso, come personale potrebbero essere necessario leggere attraverso un gran numero in un dato giorno. È anche importante assicurarsi di fornire informazioni di contatto, in modo che l'azienda possa rispondere. Se un'esperienza è stata positiva o negativa, aiuta a fornire quante più informazioni possibili compreso la data, ora e luogo dell'evento. La lettera di soddisfazione del cliente dovrebbe anche la transazione che si è verificato in dettaglio e denominare i membri del personale coinvolti, se possibile. Qualsiasi altra informazione pertinente dovrebbe essere inclusa così l'azienda ha una panoramica completa di quello che è successo e chi era coinvolto.
Nel caso di una lettera di rimostranza dove il desiderio è quello di lamentarsi di un problema e ottenere una risoluzione, può aiutare a discutere che cosa è stato fatto al momento. Una lettera di soddisfazione di cliente potrebbe indicare che il cliente ha chiesto un supervisore per l'assistenza, per esempio, o sottolineato un problema con una riparazione difettosa alla persona di riparazione e non ha ricevuto una risposta. Se il produttore della lettera contattato qualcuno dell'azienda e non ha ottenuto un risultato soddisfacente, questo dovrebbe anche essere discussa.
Una volta che le informazioni vengono disposte su uno o due paragrafi, il produttore della lettera può includere un paragrafo per discutere che tipo di risoluzione è desiderato. Questo potrebbe essere un rimborso, un voucher, una riparazione o un'altra risoluzione. La lettera di soddisfazione del cliente non deve essere irragionevole, ma dovrebbe rendere gli obiettivi del cliente chiaro. In una situazione dove un cliente vuole un risarcimento supplementare, come sostituzione di un componente elettrico che non è riuscita perché un limitatore di sovratensione non funzionava correttamente, il cliente deve fornire documentazione come introiti per il backup di tale affermazione.
Quando una lettera di soddisfazione di cliente esprime il piacere con il livello di servizio, può essere utile offrire un po ' di informazioni sul perché il cliente è soddisfatto. Questo feedback può essere inoltrato al dipendente, e si può anche tenere in considerazione nelle politiche di formazione e società dipendente. Se, ad esempio, un assistente di volo ha reso un volo aereo particolarmente piacevole, può aiutare a sapere perché, così la compagnia aerea può raccomandare altri assistenti di volo che seguiranno l'esempio.
Alla fine della lettera di soddisfazione del cliente, lo scrittore può includere informazioni di contatto. Nel caso in cui copie vengono inviate a chiunque altro, questo può essere notato con un CC: e le informazioni di contatto degli altri destinatari. Si consiglia di ri-leggere la lettera per gli eventuali errori prima dell'invio, e aiuta a mantenere la lingua neutrale, come aziende non possono non tener conto di denunce abusive o aggressive.
Nel caso di una lettera di rimostranza dove il desiderio è quello di lamentarsi di un problema e ottenere una risoluzione, può aiutare a discutere che cosa è stato fatto al momento. Una lettera di soddisfazione di cliente potrebbe indicare che il cliente ha chiesto un supervisore per l'assistenza, per esempio, o sottolineato un problema con una riparazione difettosa alla persona di riparazione e non ha ricevuto una risposta. Se il produttore della lettera contattato qualcuno dell'azienda e non ha ottenuto un risultato soddisfacente, questo dovrebbe anche essere discussa.
Una volta che le informazioni vengono disposte su uno o due paragrafi, il produttore della lettera può includere un paragrafo per discutere che tipo di risoluzione è desiderato. Questo potrebbe essere un rimborso, un voucher, una riparazione o un'altra risoluzione. La lettera di soddisfazione del cliente non deve essere irragionevole, ma dovrebbe rendere gli obiettivi del cliente chiaro. In una situazione dove un cliente vuole un risarcimento supplementare, come sostituzione di un componente elettrico che non è riuscita perché un limitatore di sovratensione non funzionava correttamente, il cliente deve fornire documentazione come introiti per il backup di tale affermazione.
Alla fine della lettera di soddisfazione del cliente, lo scrittore può includere informazioni di contatto. Nel caso in cui copie vengono inviate a chiunque altro, questo può essere notato con un CC: e le informazioni di contatto degli altri destinatari. Si consiglia di ri-leggere la lettera per gli eventuali errori prima dell'invio, e aiuta a mantenere la lingua neutrale, come aziende non possono non tener conto di denunce abusive o aggressive.